Zwolle
28 apr. 2015
4 minuten
Van Dijk Leidingsystemen in Zwolle is specialist op het gebied van kunststof leidingsystemen. Toen Henk van Dijk in 1992 met dit bedrijf startte, gebeurde het bestellen en factureren nog handmatig. Inmiddels is hij overgestapt op online bedrijfssoftware en is hij dolgelukkig met deze ontwikkeling. ‘Als je mij een paar jaar terug had gezegd dat ik mijn bedrijf ooit online zou beheren in zoiets als de cloud, had ik je voor gek verklaard!’
Van Dijk Leidingsytemen levert PVC-, PVC-C, HDPE-, PP-, ABS- en PVDF-producten voor industriële toepassingen, gas, water en afvalwater. Het bedrijfsmotto is: als wij een kunststof product niet kunnen leveren, dan bestaat het niet. ‘Wij hoeven eigenlijk nooit nee te verkopen. Hooguit als het om een leverancier gaat die wij niet kennen; en dat wil echt wat zeggen,’ vertelt Henk van Dijk. Het bedrijf beheert een basisvoorraad in Zwolle, en beschikt daarnaast over een ‘onbeperkte, virtuele voorraad’. Via hun eigen online-systeem bieden de leveranciers van Van Dijk inzicht in hun voorraden. ‘We weten wat er in een magazijn in bijvoorbeeld Hardenberg of Zwitserland ligt. En dankzij Exact Online Handel weten wij altijd wat we op voorraad hebben in ons eigen magazijn. Zodoende geven wij onze klant heel precieze informatie, ook over de levertijd. Als de klant zegt dat hij het wil hebben, dan kloppen wij de bestelling in en ronden we die binnen enkele minuten af.’
Voorraad in de cloud
De voorraad in de cloud zorgt voor een enorme spanwijdte van het kleine bedrijf. Henk van Dijk werkt op kantoor samen met één medewerker, en ze hebben één vrachtwagen rijden om bestellingen te bezorgen. De klanten aan wie zij leveren, zijn heel divers, zoals installatiebedrijven en kunststofbewerkers. Van hun vele relaties houden ze de klantgegevens bij in het CRM-systeem dat onderdeel is van Exact Online. Zodra ze een nieuwe klant krijgen, kunnen ze diens gegevens eenvoudig oproepen via een link met de Kamer van Koophandel. De klanten plaatsen hun bestellingen per e-mail of telefonisch en als Van Dijk de bestellingen eenmaal heeft ingevoerd, loopt het gehele proces van bestellen, leveren en factureren verder als een zonnetje.
Gesneden koek
Toen Henk van Dijk in 1992 startte met zijn bedrijf gebeurde de gehele bedrijfsvoering nog handmatig. In de loop der jaren kwam er een stand-alone-systeem, en sinds april 2014 wordt er naar volle tevredenheid gewerkt met online bedrijfssoftware van Exact. Van Dijk is gelukkig met deze vooruitgang. Hij moet een beetje lachen om zichzelf als hij vertelt dat hij met zijn 54 jaar een ‘beetje angstig is voor sleutelen aan software’, maar dat hij een medewerker heeft die er veel minder moeite mee heeft. ‘Mijn rechterhand is pas dertig. Voor hem is online werken gesneden koek. En daar kan ik dan mooi in meegaan.’ Van Dijk ervaart tegenwoordig zelf ook hoe eenvoudig zijn online bedrijfssoftware werkt. ‘Exact helpt met het inlezen van de meest complexe artikelbestanden, doordat onze leveranciers met dezelfde formaten van Exact werken.’
Zonder server
Van Dijk Leidingsystemen heeft zelfs geen server meer in huis. ‘Als je mij een paar jaar terug had gezegd dat ik mijn bedrijf online zou beheren in zoiets als de cloud, had ik je voor gek verklaard,’ vertelt hij. ‘Zo zie je maar weer.’ Wat ook nog eens tijd- en geldbesparing oplevert, is dat Van Dijks accountant eveneens werkt met Exact Online. Hij heeft een link met het systeem van Van Dijk en hoeft daardoor vrijwel niet meer langs te komen op het bedrijf. ‘De accountant logt in op ons systeem vanachter zijn bureau en beschikt altijd over dezelfde gegevens. Dat scheelt veel papier, want er hoeven op deze manier geen hele pakken meer geprint te worden.’
Altijd bereikbaar
Van Dijk zegt zijn klanten te ontzorgen, met een service van 24 uur per dag. Die service kan hij beloven doordat hij altijd en overal in zijn bedrijfssysteem kan inloggen. ‘Thuis op de bank log ik in via de iPad, en kijk ik of er mailtjes van klanten zijn binnengekomen. Dus als een klant ‘s avonds om materiaal zit te springen, kan ik het zo regelen dat hij zijn spullen op tijd geleverd krijgt.’ Wanneer hij bij een klant is, kan hij inloggen via zijn mobiele telefoon en dat is echt een uitkomst. ‘Als een klant bijvoorbeeld een offerte niet bij de hand heeft, dan haal ik die ter plekke uit het systeem op.’ Dankzij deze en vele andere mogelijkheden die het online bedrijfssysteem biedt, beheert Van Dijk als klein bedrijf op een flexibele manier enorme voorraden en houdt hij daarbij ook de kosten goed in de hand.
Ook je handelsbedrijf laten groeien?
Wil je meer weten over hoe je jouw handelsbedrijf kunt laten groeien door meer inzicht in je voorraadbeheer, orderbeheer, boekhouding en CRM te hebben? Lees het e-book ‘3 groeitips voor handelsbedrijven’.