Tien voordelen van werken in de cloud

1. Altijd overal toegang

De voorraadadministratie, de boekhouding of het factureerprogramma staan niet meer op een computer (server) in het bedrijf, maar ergens in de cloud. Dat kan natuurlijk ook gelden voor tekstverwerking en andere bedrijfssoftware. Met een internetverbinding, een internetprogramma (browser) en een paswoord heeft iedereen overal en altijd toegang tot zijn eigen werk.
Iedereen (mits geautoriseerd) kan dus overal werken; bij een klant, onderweg, elders in het kantoor of in de fabriek. Dit wordt ook wel het Nieuwe Werken genoemd.

2. Iedereen gebruikt dezelfde versie

Misschien geldt dit niet voor de jongste generatie die is opgegroeid met smartphones en apps. Maar iedereen die ouder is dan pakweg 25 jaar kent de ellende van nieuwe softwareversies, slomer wordende computers en vollopende harde schijven. Om nog maar te zwijgen van documenten die op de ene computer wel en op de andere niet kunnen worden geopend. Afgezien van ergernis en tijd, kost dit fenomeen veel geld. Er moet steeds worden geïnvesteerd in updates, in kennis om systemen te onderhouden en in nieuwe hardware.

In de cloud werkt iedereen altijd met dezelfde versie van de software, zijn documenten steeds uitwisselbaar en gaan computers langer mee. Dat kostenvoordeel berekent de leverancier van de clouddienst door aan de klant. Dit levert een forse besparing op, gerekend over de Total Cost of Ownership (TCO) van de in gebruik zijnde systemen.

3. Geen server nodig

Een eigen, centrale computer kost algauw tienduizend euro. Daar komt besturingssoftware bij, gebruikerssoftware, kabels, kabelkasten, antivirus, backup, en bij een iets uitgebreidere configuratie al gauw een aparte computerruimte.
Deze kosten, met de bijbehorende zorgen, verdwijnen bij het werken in de cloud.

4. Geen IT-expertise nodig

Kleinere bedrijven in de maakindustrie, tot een man of vijftig personeel, kunnen zich doorgaans geen systeembeheerder veroorloven. Iemand doet het er bij. Of de expertise wordt extern ingekocht. In alle gevallen is de infrastructuur kwetsbaar en kunnen de beheer- en onderhoudskosten onverwacht hoog oplopen.
Als een bedrijf echter in de cloud gaat werken, is het beheer en het onderhoud opgenomen in de afgesproken dienstverlening tegen vaste kosten. Dat geldt ook voor de backup.

5. Minimale uitval

Net als stroom uit het lichtnet, komt cloudcomputing in feite uit de muur via een kabel. En hoewel de stroom heel af en toe uitvalt, wil niemand terug naar de situatie dat iedereen zijn eigen elektriciteit opwekte. Zo is het ook met cloudcomputing. Wat maakt het uit van welke centrale de stroom afkomt? Wat maakt het uit waar een virtuele werkplek is ondergebracht? Als het maar werkt. En het werkt bijna altijd. De cloud ligt er maximaal een paar uur per jaar uit. Vergelijk dat eens met de oude situatie; dat ligt meer in de buurt van enkele uren per maand!

6. Minimale investering

Dure licenties voor software behoren tot het verleden. Investeringen in hardware kunnen grotendeels achterwege blijven. IT gaat niet langer ten koste van de bedrijfsliquiditeit. Beheer, onderhoud en infrastructuur zitten in een vast abonnementstarief dat bij Exact Online varieert van 169 euro per maand voor handelsbedrijven tot 299 euro per maand voor productiebedrijven. Overigens is de eenvoudigste versie van online boekhouden bij Exact al beschikbaar voor 29 euro per maand. Omdat de drempel zo laag is, kan iedereen makkelijk in- of uitstappen. Er is geen minimale contracttermijn.
Zoals in voordeel 2 al gesteld: dit bespaart bovendien fors op de Total Cost of Ownership (TCO) van de in gebruik zijnde systemen.

7. Veilig voor de data

Alle digitale bedrijfsgegevens staan in een beveiligde, gecertificeerde omgeving die bovendien altijd is gespiegeld met een andere, eveneens beveiligde en gecertificeerde omgeving. Zodat een goede backup gegarandeerd is. Alle bedrijfsdata zijn beschermd tegen brand of diefstal . Welk bedrijf met een omvang tot een man of vijftig personeel kan dat over zijn eigen computerpark zeggen? Veiliger dan in de cloud kan het niet zijn.
Toegang tot de data is geregeld via identificatie met gebruikersnamen en paswoorden. Uiteraard is het de verantwoordelijkheid van elke gebruiker om daar zorgvuldig mee om te gaan.
Derden hebben geen recht op toegang! Die vraag wordt vaak gesteld. Ook niet de Belastingdienst of andere overheidsinstellingen.
Overigens staan de servers van Exact Online in Europa als het gaat om Europese klanten van Exact.

8. Geen tussenpersonen

Al 120.000 bedrijven werken met de software van Exact in de cloud. Toch is er altijd persoonlijk contact rechtstreeks met de klantenservice van de leverancier mogelijk. Dat gebeurt onder meer op basis van unieke klantnummers die ervoor zorgen dat vragenstellers via telefoon, chat of e-mail daar terecht komen waar ze het beste kunnen worden geholpen.
Deze korte lijnen maken het bovendien mogelijk om verbeterwensen te verwerken in een aangepaste dienstverlening. De cloud is democratisch.

9. Grote platformonafhankelijkheid

De toegangsweg tot de cloud is uitsluitend de browser; een browser is niks anders dan een programma dat de computer het internet op helpt. De meest bekende is misschien wel Internet Explorer van Microsoft. Maar er zijn ook browsers van andere leveranciers (Apple, Google, Firefox, etc.) die net zo goed bruikbaar zijn. De cloud discrimineert niet. Het type computerplatform doet er niet toe. Net zoals het voor het lichtnet niet uitmaakt welk televisie-, audio- of wasmachinemerk in het stopcontact zit.

10. Schaalbaarheid

Niets is schaalbaarder dan de cloud. De capaciteit van het serverpark in de wolk van computers is in beginsel oneindig. Ook hier biedt de vergelijking met het lichtnet uitkomst. Energiecentrales koppelen naar behoefte capaciteit bij of af. Net als serverparken. Wie zijn bedrijf uit wil breiden, koppelt gewoon meer werkplekken aan. Wie in deze tijd juist wil afslanken, sluit gewoon werkplekken af. Dat kan per maand worden bekeken, want er zijn geen minimale contracttermijnen bij Exact Online .