22 Jan. 2015
3 minuten
Bijna elke bestuurder is wel bekend met de verplichting de jaarrekening van de vennootschap te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Vaak is echter onduidelijk aan welke termijnen precies moet worden voldaan en wat de gevolgen zijn van het laten verstrijken van deze termijn. Bovendien is als gevolg van de invoering van de Flex-BV mogelijk het een en ander veranderd. In dit artikel worden de belangrijkste aspecten daarom nog eens op een rijtje gezet.
Tot voor kort moest de jaarrekening in alle gevallen uiterlijk binnen 11 maanden na afloop van het boekjaar zijn opgemaakt. Nadat opmaak heeft plaatsgevonden, dient de jaarrekening nog te worden vastgesteld. Deze vaststelling vindt plaats door de algemene vergadering van aandeelhouders. Grotere bedrijven moeten hun jaarrekening laten controleren door een accountant. In dat geval kan vaststelling pas geschieden nadat er een accountantsverklaring is. Na vaststelling moet het bestuur de jaarrekening binnen 8 dagen deponeren bij de Kamer van Koophandel.
13 maanden
Hoewel er geen wettelijke termijn is gesteld voor het vaststellen van de jaarrekening door de algemene vergadering, dient de deponering bij de Kamer van Koophandel vervolgens in ieder geval binnen 2 maanden na het opmaken van de jaarrekening te zijn geschied. De totale termijn voor deponering bedraagt daarmee in totaal 13 maanden. Het boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar, wat voor 2013 betekent dat de jaarrekening uiterlijk op 31 januari 2015 gedeponeerd te zijn.
Verandering van termijn?
Voor veel vennootschappen is sinds de invoering per 1 oktober 2012 nieuwe wetgeving omtrent bv’s (de zogenaamde Flex-bv) van toepassing. Er bestaat nu discussie over de vraag of deze wetgeving tot gevolg heeft dat in sommige gevallen een kortere termijn voor deponering dan de gebruikelijke 13 maanden van toepassing is.
Nieuw wetsartikel
Die kortere termijn heeft te maken met de invoering van een nieuw wetsartikel. In dit wetsartikel is opgenomen dat als alle aandeelhouders ook bestuurder van de bv zijn, de ondertekening van de jaarrekening door het bestuur meteen ook geldt als een vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders. Door deze bepaling is er geen aparte algemene vergadering van aandeelhouders meer nodig om de jaarrekening vast te stellen.
Van 13 naar 11 maanden
Het gevolg hiervan is dat de termijn voor vaststelling van 2 maanden vervalt en de uiterlijke termijn voor het publiceren van de jaarrekening – mogelijk onbedoeld – dus is teruggeschroefd. Daardoor zou de publicatie binnen 8 dagen na verstrijken van de termijn van 11 maanden moeten geschieden, en dus over het jaar 2013 uiterlijk op 8 december 2013.
Uitsluiten
Het is mogelijk om de werking van deze nieuwe bepaling uit te sluiten in de statuten, waardoor de uiterlijke publicatiedatum alsnog weer op 31 januari komt te liggen. Bij BV’s die al bestonden toen de Flex-BV werd ingevoerd is dat echter nog niet vaak het geval.
Wat nu als u niet of niet tijdig aan uw verplichtingen voldoet?
Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening is een economisch delict, en dus strafbaar. De praktijk leert echter dat dit geen prioriteit heeft van het Openbaar Ministerie. Van grotere zorg is het feit dat het niet of niet tijdig deponeren van jaarrekeningen, in geval van faillissement wordt aangemerkt als onbehoorlijk bestuur. Dit onbehoorlijk bestuur wordt vervolgens vermoed een belangrijke oorzaak van het faillissement te zijn, met als gevolg dat een bestuurder persoonlijk aansprakelijk kan zijn voor het tekort van de failliete boedel en dus voor alle schulden van de bv. De bestuurder kan zich daar alleen tegen verweren door te bewijzen dat het niet of niet tijdig deponeren van de jaarrekeningen géén belangrijke oorzaak is van het faillissement.
Conclusie
Het is echter de vraag of overschrijding van de termijn van 11 maanden en 8 dagen ook onbehoorlijk bestuur oplevert. De termijn lijkt immers met de invoering van de nieuwe wettelijke bepaling onbewust te zijn verkort in het geval alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn. Het is daarom afwachten hoe de rechtspraak en/of de wetgever met deze termijn omgaan. Tot op heden hebben curatoren zich in elke nog niet op het standpunt gesteld dat publicatie al op 8 december 2014 zou moeten plaats vinden in plaats van op 31 januari 2015. Daar zie ik dus vooralsnog geen gevaren.
Mijn advies is daarom om er zorg voor te dragen dat de jaarrekening in elk geval 2013 uiterlijk 31 januari 2015 is gedeponeerd.
Fleur Verburg
advocaat ondernemingsrecht en insolventierecht
Over Fleur Verburg
Fleur Verburg is sinds 2012 advocaat ondernemingsrecht en insolventierecht bij Poelmann van den Broek advocaten. Deze blog is geschreven op persoonlijke titel. Voor vragen of opmerkingen is zij bereikbaar op 024-381 08 71.