De Specialist: Voorraadbeheer bij productie­processen

Voorraden zijn bij veel bedrijven een noodzakelijk kwaad. Wil je op tijd aan de klant leveren, moet je voorraden materiaal en halffabricaten hebben. Maar voorraden hebben een groot nadeel: er ligt veel geld in vast. Geld dat niet voor andere investeringen gebruikt kan worden. En waar de productie afdelingen graag een grote voorraad willen hebben, is het vanuit de financiële positie van een bedrijf meestal niet handig.

Er zijn echter verschillende kanten aan voorraden. Bij veel productiebedrijven zorgen voorraden dat productieproblemen niet doorwerken naar de klant. Men kan op tijd leveren en bij afkeur kan snel een vervangend artikel vanuit de voorraad geleverd worden. Voorraden bij productiebedrijven verhullen dus heel vaak productieproblemen als slecht beheerste productieprocessen of productieplanningen. Veel bedrijven gaan dus proberen hun voorraden naar beneden te brengen.

Maar er zijn ook bedrijven die graag binnen 24 uur aan hun klant willen leveren. En als dan de productieprocessen langer duren dan die 24 uur, zullen er toch voorraden moeten zijn. Een misvatting is dat voorraden altijd slecht zijn, dat hoeft dus niet zo te zijn. Als 24 uurs service of een hele korte levertijd een reden is voor klanten om bij een bedrijf te kopen, dan is die voorraad noodzakelijk.

Toch gaat het ook dan vaak fout. Men ziet de voorraad als onderdeel van de productie, maar eigenlijk is de voorraad dan een bedrijfsproces. De voorraad zorgt voor een korte levertijd en dus een betere marktpositie. Door de voorraad als bedrijfsproces aan te sturen en te beheersen, kan men dus winst maken. Het kapitaal dat vastligt in deze voorraad is eigenlijk te vergelijken met de investering in een machine.

Daarnaast kan het ook nodig zijn om een voorraad te hebben aan materiaal en componenten. Vooral in deze tijd kan een voorraad er voor zorgen dat men door kan produceren zonder last te hebben van tekorten. Toch is dit oppassen. Als men groot gaat inkopen en zodoende een grotere voorraad gaat aanleggen om niet afhankelijk te zijn van marktschommelingen, wordt men dat wel. Immers als men nu relatief duur inkoopt en de prijzen later dalen, zit men met een groot verlies. In de 2008 periode zijn enkele bedrijven hierop failliet gegaan. Ook hier zet men voorraden verkeerd in, immers dit is speculeren. En daar moet men dan wel verstand van hebben.

Blijft over de voorraad om productieproblemen te verhullen. Onze ervaring is dat grote voorraden soms een teken zijn dat productieprocessen veel uitval geven of onbetrouwbaar zijn. Om ook hier niet mis te grijpen, zorgt de productieafdeling voor een ruime voorraad. Dit kost het bedrijf op twee manieren geld: het geld dat vastligt in de voorraad zelf en het geld dat verloren gaat door niet goed beheerste productieprocessen (uitval en foutkosten).

Het is dus altijd goed om voorraden klein te houden. Dan blijken de echte problemen de kop op te steken en kunnen (en moeten) deze goed aangepakt worden. Mijn ervaring is dat dit veel discussie met de werkplaats oplevert, maar hierbij doorpakken levert veel voordelen op. Behalve de financiële voordelen en lagere afkeur/uitval, ook het prettiger werken in de productie.

Wat bij voorraadbeheer altijd blijkt, is dat veel bedrijven niet weten waarom er voorraad is. Al meerdere bedrijven hebben een voorraad t.b.v. een korte levertijd en daardoor betere marktpositie. En toch proberen ze deze voorraad continu te verkleinen omdat dat nu eenmaal moet. Echter, door deze voorraad als bedrijfsproces te behandelen, kan je deze voorraad goed inzetten. Wel gelden daarvoor dezelfde regels als voor alle andere bedrijfsprocessen; de investering moet winst opleveren. Je kunt dit sturen met indicatoren, zoals ook de ISO9001 graag ziet.

Kortom voorraden hoeven niet per se slecht te zijn en bepaalde voorraden zijn zeker nodig. Maar bekijk eerst wat het doel van de voorraden is en behandel de voorraad dan zo dat deze bijdraagt aan dat doel. Alleen als voorraden knelpunten in de productie verhullen, moeten ze verkleind worden om de knelpunten zichtbaar en oplosbaar te maken. In alle andere gevallen is optimalisatie van de voorraad zelf voldoende.