Saaie, repetitieve administratie elimineren

Suplacon uit Emmeloord behoort met meer dan honderd medewerkers tot een van de grotere plaatbewerkingsbedrijven in Nederland. De focus ligt er vooral op kleine series. Orders, orderbevestigingen, pakbonnen en facturen worden automatisch ingeboekt via ECI Gatewise op basis van het Smart Connected Supplier Network (SCSN).

Omdat Suplacon bijna alleen maar kleine series maakt, tussen de 0 en 50 stuks, zag het al vroeg de noodzaak om stelkosten zo klein mogelijk te houden. Dat maakt ook dat robotiseren heel lastig is. Want je bent lang aan het programmeren voor relatief weinig productietijd. Toch staan er in het bedrijf een aantal robots, en wordt er geëxperimenteerd met het zo efficiënt mogelijk programmeren ervan.  

Ridder iQ

De eigen software-afdeling schrijft zelf software voor het bedrijfsbureau, waar een order bijna volledig automatisch wordt aangemaakt. ‘Daar zit bijna geen mens meer tussen. Zo houd je de kosten laag aan de voorkant’, zegt operations directeur Pim Jansen. Suplacon maakt gebruik van Ridder iQ, een ERP-pakket van ECI Software Solutions. ‘ECI is een partij waar we mee sparren om verder te komen. Een belangrijk onderwerp hier was Electronic Data Interchange (EDI), hoe moet dat nou in het ERP-systeem gaan werken zodat het echt bruikbaar wordt?’

Telefonie

‘EDI zorgt ervoor dat als ik een inkooporder verstuur, deze geautomatiseerd als verkooporder bij mijn leverancier terecht komt’, legt Jansen uit. ‘In allerlei verschillende industrieën heb je daar verschillende standaarden voor. In de maakindustrie hebben we Smart Connected Supplier Network, (SCSN).’ Voordat er een standaard was, werkte Suplacon bij grote klanten of leveranciers al met een EDI-koppeling. Metaalgroothandel MCB bijvoorbeeld had een koppeling gemaakt van hun SAP-systeem naar Suplacons Ridder IQ systeem. ‘Maar dat werd heel duur. Want je hebt heel veel verschillende ERP-systemen en heel veel verschillende klanten. Elke koppeling moet je opnieuw inrichten. Toen zeiden we met de maakindustrie breed, laten we die kosten omlaag brengen. Er moet een standaard komen zodat je niet voor elke klant apart weer opstartkosten hebt. Je kunt het nu het beste vergelijken met telefonie. Als ik je wil bellen, dan heb ik alleen je nummer nodig’, omschrijft Jansen de standaard.

Variatie

De SCSN-standaard wordt nog steeds verder ontwikkeld. Het gaat in de basis om orderbevestiging, pakbon en factuur. Maar daar zullen certificaatberichten, wellicht co2-footprints, product paspoort wel bijkomen, verwacht Jansen. Hij ziet EDI als een mooi kanaal om de variatie in de input naar beneden te krijgen. ‘Als een klant een mail stuurt is het zonder EDI vrij lastig daar meteen een order van te maken. De één stelt zijn leverdatum in de body van de mail, de ander doet dat in de inkoopopdracht’, weet Jansen. Maar in de SCSN-standaard gaat dit steeds op dezelfde manier.

Portal

Suplacon werkt al heel lang met het ERP-pakket Ridder iQ. En het werkt ook nauw samen met ECI aan nieuwe oplossingen. ‘Soms individueel, maar ook in groepsverband met andere plaatverwerkende bedrijven.’ Om bijvoorbeeld toch efficiënt met bepaalde leveranciers te kunnen werken, die qua ERP-systeem nog niet zo ver waren, heeft ECI een speciale portal gecreëerd. Suplacon kan de inkoop­orders hierop inschieten, en de leverancier kan via de portal een order bevestigen, die dan automatisch weer terugkomt in het ERP-systeem van Suplacon. Voor Suplacon past dit in het automatische proces, en voor de leverancier werkt dit ook prima. ‘Via een alternatieve manier krijgen we via dat SCSN-format een ­geautomatiseerde input in ons ERP-systeem.’

AI

Naast EDI ziet Jansen ook nieuwe mogelijkheden ontstaan. ‘SCSN is een goede oplossing. We doen nog steeds implementaties met onze leveranciers en klanten. Maar je ziet nu ook de opkomst van AI. Die kan juist vrij goed met variëteiten omgaan’, weet hij. ‘Die leest zelf het bericht en haalt daar de goede informatie uit. En dat is ook interessant. Want als AI die vertaalslag kan maken naar een gestandaardiseerde input voor mijn ERP-systeem, dan is dat ook prima.’ Jansen ziet een mooie rol voor EDI, want als je dit goed inricht is het nog wel iets efficiënter dan de AI-vorm. Maar AI zou wel eens de hele legacy-stroom kunnen oplossen, denkt hij. En als de kwaliteit van het ERP-systeem van een klant nog niet zo ver is, dan is een AI-oplossing waarschijnlijk dichterbij dan een EDI-oplossing.

Bewustzijn

Jansen probeert het bewustzijn op het gebied van AI onder zijn medewerkers wat te vergroten. ‘Je ziet soms dat directies van bedrijven al een beetje AI-moe worden, terwijl mensen op de werkvloer nog geen idee hebben wat AI kan. Die kloof moet je overbruggen’, vindt hij. Hij organiseert daarom AI-sessies voor medewerkers breed in de organisatie, zodat het gaat leven. ‘Zodat ideeën van onderaf kunnen doorstromen.’

Mensen

Waarom Suplacon zo’n sterke focus op automatisering van de administratie heeft? ‘Hoe zet je je mensen in? Hebben ze een boeiende taak? Of doen ze heel veel repeterende handelingen? En wat is toekomstbestendig voor je organisatie’, vraagt Jansen zich af. ‘Als je een werkvoorbereider hebt met een technische opleiding, waarom doet hij dan administratieve handelingen? Kan hij klanten niet beter adviseren over hoe ze het plaatwerk slimmer kunnen maken? Daar zit veel meer toegevoegde waarde in. Uiteindelijk wil je als bedrijf alleen maar toegevoegde waarde leveren en alle andere handelingen elimineren’, stelt hij. Daarnaast is er ook een kostenelement natuurlijk. Als je tien minuten doet over het aanmaken van een regel, dan draagt dat bij aan de kosten van dat product. Haal je 10 minuten weg, dan scheelt dat kosten. Zeker bij kleine series maakt dat een groot verschil.

Robotisering

Een andere vorm van automatisering waar Suplacon stappen mee zet is robotisering. Afgelopen jaar heeft dat een behoorlijke vlucht genomen, vertelt Jansen. De kantrobot wordt steeds vaker ingezet. Het werk met de robot is boeiend voor de medewerkers. ‘Het is ook een oplossing voor het mensentekort, waar we in Nederland toch mee te maken hebben.’ Kan de robot ook sneller kanten dan een mens? Nee, dat nog niet. ‘Een mens kan producten heel snel overpakken. Als je met een gripper het product aan één kant beet hebt, en je wilt hem aan de andere kant pakken, dan moet je het product eerst ergens neerleggen’, legt Jansen uit. ‘Een robot heeft ook een ijkmoment nodig, zodat hij weet waar hij het product precies vast heeft. Je ziet wel dat die technologieën steeds verder gaan.’ Uiteindelijk wint de robot het toch op productiviteit omdat hij doordraait in de pauzes en in de nacht, als het moet. Ook de kosten van een medewerker zijn veel lager bij een robot, omdat een medewerker maar bij een klein percentage van de tijd nodig is. Suplacon beschikt ook over een lasrobot, een lascobot en lasersnij-automatisering voor het beladen en ontladen van platen.

Disciplines

Naast kanten, lassen en snijden houdt Suplacon zich bezig met frezen en draaien, boren en tappen. ‘We doen aan puntlassen, gewoon lassen, robotlassen. We hebben een montageafdeling. En andere bewerkingen, zoals oppervlaktebehandeling, worden uitgevoerd door andere partijen, maar organiseren we wel helemaal voor onze klanten’, omschrijft Jansen. En om al die disciplines uit te voeren zijn heel wat vakmensen nodig. ‘We hebben rond de 110 mensen in dienst, waarvan een groot deel in de productie. Een mooie mix van Nederlandse mensen en mensen die elders vandaan komen. Dat gaat heel goed’, vertelt hij.

Grote stappen

Al met al heeft Suplacon grote stappen gezet, vindt Jansen. ‘Bij onze administratie is een van de grootste taken altijd geweest om inkoopfacturen in te boeken. Die elimineer je met EDI. Dat is fantastisch. Dat is een stuk arbeidsproductiviteitwinst.’ Jansen is daar erg enthousiast over. ‘De saaie, repetitieve dingen, die kun je laten zitten’, concludeert hij.