De Specialist: ‘Inkopen, een onderschat proces’

Elk productiebedrijf koopt in: materialen, gereedschappen, machines, kantoorbenodigdheden. Zonder dat valt er weinig te produceren. Een zeer belangrijk proces dus. Maar waar in de industrie veel aandacht uitgaat naar optimaal produceren en de modernste productietechnieken, wordt het inkoopproces vaak vergeten. Het is niet echt sexy.

Commercieel ingestelde managers zien de inkoop weleens als een bron van besparing. Zij redeneren: elke euro die ik op inkoop bespaar is directe winst. Financieel gezien correct, maar de gevolgen van de besparingen zijn vaak in de productie of, nog erger, bij de klant merkbaar. Meestal in negatieve zin. Het is dus vaak niet goed geregeld, maar hoe moet het dan wel? Het is te simpel om te stellen dat kritisch inkopen of veel geld besparen op inkopen goed/fout is. Allereerst moet de hele organisatie zich bewust zijn dat inkoop ook een (productie)proces is dat beheerst moet worden. De nieuwe ISO-9001 stelt dat nu ook zo. De verplichte leveranciersbeoordeling is er af en ervoor in de plaats komt het procesgericht denken. Lost dit alles op? Nee, dit is het begin.

Risico’s en kansen

Een belangrijk onderdeel van procesbeheersing is het denken in risico’s en kansen. Een actueel risico bijvoorbeeld is het wegvallen van aanvoer door het coronavirus. Het risico dat een toeleverlijn wegvalt, kan je wel incalculeren. Ook afhankelijkheid van derden is een risico dat goed meegenomen moet worden in de analyse. Qua kansen ook zo. Welke kansen pak je met een goede inkoop? Te denken valt aan snel opschalen van productie door goede afspraken met een groep toeleveranciers. Maar ook het kunnen beschikken over de allermodernste technologie door bij specialisten in te kopen.

Goed, de risico’s en kansen zijn in beeld, wat verder? Op basis hiervan kan nu een inkoopproces opgezet worden. Daarbij onderscheiden we de simpele afroep, de uitbesteding, de eenmalige inkoop en de strategische inkoop. Deze zaken zijn na de eerste analyse goed te bepalen. Pas nu is het mogelijk om een goed inkoopproces op te gaan zetten. Het gaat dan ook om zaken wie waar verantwoordelijk voor is, wie specificaties, prijzen en voorwaarden mag bepalen en wijzigen.

Verhouding

Een zeer belangrijk punt is natuurlijk de verhouding inkoopprijs, kwaliteit en specificatie van de in te kopen producten of diensten. Omdat de engineering de specificatie bepaalt en de productie soms de kwaliteit, terwijl de inkoper de prijs onderhandelt, is er in de praktijk geen zicht op de koppeling tussen deze drie zaken. Dat levert in de praktijk zeer vaak problemen op. En dan niet alleen de frustratie van afgeknepen toeleveranciers, maar ook producten die op prijs ingekocht worden en later in de productie problemen geven. Zo was er een inkoper bij een gevelbouwer die door drie opdrachten te combineren qua inkoop bevestigingsmaterialen een korting van 10 procent kon bedingen. Dat was een aanzienlijk bedrag en deze inkoper was de held van het bedrijf… tot een van de gemonteerde gevels van een gebouw afwaaide. De inkoper had de specificatie van de bouten van een van de opdrachten iets aangepast om voor alle 3 projecten gelijke bouten met kwantumkorting te kunnen inkopen. De claim was uiteraard veel hoger dan de verkregen korting.

Uitzondering

Nu zullen veel mensen zeggen dat dit een uitzondering is. Helaas is dit niet het geval, maar zijn de extra kosten meestal niet zo duidelijk zichtbaar als in dit voorbeeld. De verborgen kosten zijn er altijd wel plus de frustratie in de rest van de organisatie en soms ook nog bij de klanten.

Probleem

Nu is er probleem: de prijs is altijd eenduidig en goed vast te leggen en te bespreken. Kortingen zijn ook goed te bepalen en te bespreken. De specificatie is al wat moeilijker en kwaliteit is lastig te specificeren. Dan is het toch vaak appels en peren vergelijken. Ofwel een duurdere aankoop kan op termijn meer kosten besparen, maar deze kostenbesparing is nooit goed zichtbaar. Verder wordt de inkoper direct afgerekend op de behaalde kortingen, terwijl kwaliteitskosten elders in de organisatie liggen en pas later merkbaar zijn. Dit zijn allemaal bekende knelpunten en de oplossing is niet echt moeilijk, namelijk het inrichten van een goed inkoopproces met duidelijke doelstellingen, duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden en goed gekozen prestatie-indicatoren. De inkoop dient als een productieproces beheerst te worden. De ISO-9001 geeft hier een goede voorzet voor.
Contact over dit onderwerp? www.vraagenaanbod.nl/thema/specialist/ of hartgers@pkm.nl