De Specialist: Verborgen ellende

Wel een negatieve insteek, verborgen ellende in bedrijven. Helaas komt het veel meer voor dan gedacht. Niet alles is rozengeur en maneschijn, zeker niet bij ondernemen. Toch hoor je daar vrij weinig over. Als je ondernemers hoort, gaat het altijd goed. ‘Het kan beter, maar we zijn tevreden’ klinkt het meestal. Uiteraard ga je jouw problemen niet aan de grote klok hangen, maar ieder bedrijf heeft wel uitdagingen.

Verborgen ellende is echter wat anders. Omdat het verborgen is, weet het bedrijf soms niet eens dat er problemen zijn. Vooral als bedrijven gaan groeien en meerdere mensen verschillende taken hebben, blijven problemen soms onbekend.

Zaken die direct zichtbaar zijn, zoals tegenvallende verkoop, leegloop in de productie, worden natuurlijk meteen aangepakt. En daar kan je best heel druk mee zijn. Ook zaken als onbetrouwbare leveranciers, hoge inkoopprijzen zijn goed zichtbaar. Problemen die zichtbaar zijn, worden meestal wel aangepakt. Hoewel soms de aanpak ook onbekend of moeilijk kan zijn.

Afhankelijkheid

Wat is nu verborgen ellende? Het zijn problemen die niet zichtbaar zijn of pas later een echt probleem gaan vormen. Denk aan de grote afhankelijkheid van een bepaalde branche. In crisistijd kan de omzet in een keer zeer hard dalen. Soms is niet te zien dat meerdere klanten uiteindelijk aan dezelfde grote bedrijven leveren. Als de automotive branche minder goed draait, merken enorm veel Nederlandse bedrijven dat.

Maar toch zijn dit problemen die, mits je een goed overzicht hebt, toch wel merkbaar zijn. Echte verborgen problemen zijn bijvoorbeeld de verschillende marges per productgroep. Hard lopende producten zijn voor elk bedrijf interessant en er wordt groot op in gezet. We hebben echter al een paar maal meegemaakt dat de hardlopers een negatieve marge hadden en ‘gefinancierd’ werden door de minder interessante producten. Toen de bedrijven meer gingen inzetten op de hardlopers ten koste van ander producten, zakte de winstgevendheid direct in.

Andere verborgen ellende zit er soms in de afstemming tussen afdelingen. Als bepaalde afdelingen meer invloed hebben op de planning kan het bedrijfsbelang uit het oog verloren worden. Of er wordt geïnvesteerd in de verkeerde productiemiddelen. Zo is er jaren geleden een bedrijf failliet gegaan omdat de directie enorm investeerde in grote verspanende machines, maar vergat dat de afdeling montage ook een grotere capaciteit moest hebben om de voordelen van die dure machines te krijgen. Ofwel men investeerde enorm in machines, terwijl de omzet hetzelfde bleef.

Andere verborgen problemen ontstaan vaak door de interesses van directie of leidinggevenden. Is de directie van oorsprong technisch georiënteerd, ziet men vaak zeer mooie producten tegen te lage prijzen. Is de directie financieel gefocust, zie je vaak dat er enorm scherp wordt gerekend, maar dat zaken als R&D en innovatie als kostenposten worden gezien. Het bedrijf draait erg goed, maar gaat vanaf een bepaald moment steeds meer last van de concurrenten krijgen waardoor de omzet daalt. De directie gaat dan verder bezuinigen, waardoor de afzet steeds kleiner wordt, enzovoort.

Gevolgschade

Het vervelende van verborgen ellende is niet alleen dat het niet direct zichtbaar is, maar het levert ook gevolgschade op. Als het bedrijf alleen de gevolgschade aanpakt, blijft de oorzaak bestaan en zal telkens weer ergens ellende ontstaan. Als wij gevraagd worden om problemen in een bedrijf aan te pakken, zijn we soms eerst dagen bezig om de echte oorzaak te vinden. Die oorzaak is meestal voor iedereen een complete verrassing. Dan moeten we iedereen nog overtuigen dat dit de werkelijke oorzaak is en dan moet het aanpakken ervan nog beginnen. Zonde van de tijd en de kosten.

Wat we meestal ook vinden is dat het verkeerd gaat juist door de goede bedoelingen van medewerkers. Soms wil men collega’s helpen die een moeilijke periode doormaken. Of denkt men een betere werkmethode te hebben en voert men die zelfstandig in. Zo zagen we een keer grote problemen in een coatingafdeling (afkeur door blaasjes in de laklagen) omdat een medewerker van de plaatafdeling een beter verwerkbare en goedkopere lijm ging gebruiken. Helaas was die lijm niet bestand tegen de moffeloven, de reden voor de duurdere en moeilijk te verwerken bestaande lijm.

Hoe kunnen we hier als bedrijf mee omgaan? Immers verborgen is niet zichtbaar. Zoals gezegd is het lastig. Belangrijk is dat intern in het bedrijf open gecommuniceerd wordt. Dat problemen altijd bespreekbaar zijn en fouten niet bij mensen gelegd worden. De oorzaak van problemen zit altijd in de organisatie verborgen. We hebben vrijwel nooit gezien dat problemen door 1 medewerker veroorzaakt worden. Het is vrijwel altijd het gevolg van verkeerde prikkels of verkeerde werkmethoden. Bespreek of evalueer werkmethoden eens in de zoveel tijd met de betrokken medewerkers. Vraag medewerkers naar verbetermethoden voor hun eigen werk.

5S

In dit verband is 5S een goede methode. Immers hier evalueren alle medewerkers hun werkplek en werkmethoden. Vaak komt bij 5S sessies verborgen problemen naar voren. Het voordeel van 5S is dat het een gestructureerde methode is en continu doorgevoerd (stap 5) kan worden. Het geeft medewerkers meer invloed op hun werk en het is al aangetoond dat dat tot de beste resultaten leidt.

Kortom, besef dat ook in uw bedrijf verborgen ellende aanwezig kan zijn. Blijf daarom scherp, probeer regelmatig bestaande werkmethoden te verbeteren en houdt altijd een open communicatie in het bedrijf. Wees ook kritisch op uzelf en blijf vragen naar verbetermogelijkheden intern. Onze ervaring ten slotte is dat na lang zoeken de meeste problemen eigenlijk altijd wel bekend waren bij een paar medewerkers. Gebruik die kennis.