Ondernemerszaken: Grip op financiën

Op het moment dat ik dit schrijf (begin april) hebben we voor het eerst dit jaar een bijna zomers weekeinde achter de rug. Heerlijk die zon en een temperatuur van boven de twintig graden. Vanwege het feit dat ik jaarlijks veel kilometers maak, ook in het buitenland, rijd ik in het winterseizoen op winterbanden.

Jarenlang was het mijn gewoonte deze pas na april te wisselen, indachtig ‘Aprilletje zoet geeft nog wel eens een witte hoed.’ Dit jaar heb ik met die traditie gebroken en zijn verleden week net de zomerbanden weer onder de auto gezet. Fijn, deze temperaturen en winterbanden gaan niet goed samen, de slijtage is dan wel erg hoog. De keuze om elk seizoen het beste type band onder de auto te hebben is ingegeven door mijn wens maximale grip te hebben. Dit om, in alle situaties, op de beste wijze te kunnen sturen en in te kunnen spelen op verwachte en onverwachte situaties. Dit deed me denken aan het financiële management. Ook daar willen we maximale grip om op een passende wijze (bij) te kunnen sturen.

Hoe zit dat eigenlijk met dat ‘financieel sturen’?

Om bij het voorbeeld van het autorijden te blijven begint de rit bij het hebben van een bestemming. Dit geldt zeker ook voor ons bedrijf. Zonder te weten wat we willen bereiken kunnen we niet ‘sturen’, immers waarheen zouden we dat moeten doen zonder dat er een doel bekend is. Hoewel dit vanzelf spreekt, ben ik blij dat ik de mensen niet de kost hoef te geven die zonder concreet doel voor ogen te hebben hun bedrijf leiden. Als afgeleide van het doel is de “route” te bepalen. Nogmaals is het erg belangrijk dat we ons realiseren dat het niet mogelijk is zonder een bekende bestemming de route te bepalen. Zonder te weten waar we ons nu bevinden is het echter ook onmogelijk de route te bepalen. We mogen dan onze bestemming wel kennen maar zonder te weten waar het startpunt is, lukt het eveneens niet om de route uit te stippelen.

Het klinkt zo simpel, weten waar je bent, een bestemming hebben en rijden maar. Zetten we dit om naar onze organisaties betekent dit dat we moeten weten waar we financieel staan, dat we met andere woorden over een betrouwbare financiële balans beschikken. In ons mkb-metaal is dat bij sommigen al een voldoende uitdaging. Eenmaal per jaar en dan pas maanden na het verstrijken van het boekjaar is al voldoende moeite, toch? Dat we vervolgens ook nog een plan moeten hebben met concrete doelstellingen en dat we constant dienen te weten wat de voortgang is en zo nodig bijsturen als de situaties daarom vragen gaat voor velen erg (te) ver. Toch is het meer dan de moeite waard hier eens rustig over na te denken.

Op twee benen

De meesten onder ons staan op twee benen, en dat is erg plezierig. Op één been kom je er ook, maar het gaat een stuk lastiger. Onze organisaties staan financieel gesproken ook op twee benen. Het ene heet resultaat en het andere heet geld, liquiditeit. Er wordt wel een beweerd dat “profit een ‘opinion’ is en dat ‘cash’ een ‘fact’ maar het is eigenlijk niet aan te geven welke van deze twee het meest belangrijk is, ze brengen ons tezamen waar we willen zijn. Immers zonder winst geen duurzame (in de werkelijke zin van het woord) organisatie maar de cash bepaalt of we aan onze directe verplichtingen kunnen voldoen. Onze kaspositie vinden we op de balans, het resultaat in de winst & verliesrekening.

Nabije toekomst

Op basis van de actuele balans en het voorliggende plan, vertaald naar prognose resultaten en prognose kasstromen, leiden we onze organisatie, voor wat betreft de financiën, naar ons doel. Daarbij weten we constant waar we zijn en beoordelen de nabije toekomst in het licht van de eindbestemming en sturen bij. Dat sturen gaat plezierig als onze organisatie goed is ‘uitgelijnd’ en de organisatie in al haar onderdelen optimaal presteert.

Zie hier de ingrediënten van degelijk financieel management. De grote uitdaging voor ons allen ligt in zowel in het bedenken van het recept als de feitelijke uitvoering. Bij die uitvoering ligt het zwaartepunt van ons sturen op de (nabije) toekomst. We sturen immers niet door hoofdzakelijk in onze achteruitkijkspiegel te kijken. Helaas wordt de inhoud van ons (financieel) overleg vaak door historische data ingekleurd en wordt vergeten dit te vergezellen van korte en langere termijn prognoses. Het verleden heeft ons gebracht waar we zijn, er zijn ongetwijfeld veel lessen te trekken maar daar mag het niet bij blijven. We sturen er zeker niet op, hooguit sturen we bij.

Samenvattend moeten we dus weten waar we zijn, moeten we beschikken over een actuele betrouwbare, financiële cijfers, dienen we te weten wat onze (korte en lange termijn) doelen zijn en moeten we weten of onze prognoses (korte en lange termijn) voor wat betreft resultaten en liquiditeit ons daar brengen.

Voorwaarde

Financiële grip is geen doel op zichzelf, het is een voorwaarde om te kunnen sturen. De relevante parameters zijn een gevolg van strategische en operationele keuzes. Het begint altijd bij de onze markt, onze klanten (klantencontacten, product- en procesinnovatie zijn cruciaal), de concurrenten, de leveranciers en de overheid. Vervolgens moet er veel aandacht worden besteed aan de eigen organisatie, de medewerkers, de middelen en de processen. In een aantal gevallen zullen ook financiers een rol spelen.

Wilt u meer grip op uw financiën? Besteed dan niet alleen (vanzelfsprekend) aandacht aan uw financiële administratie maar besteed ook heel veel aandacht aan het helder formuleren van uw plannen en de wijze waarop u die met uw organisatie wilt bereiken. Bedenk dat bij alle keuzes die er gemaakt kunnen worden, geldt dat we in theorie alles kunnen uitbesteden behalve onze klanten. Heb oog voor uw medewerkers en uw organisatie. Let op de concurrentie en de overheid en de overige stakeholders. Definieer die parameters die kritisch zijn voor het behalen van uw doel. Kijk voortdurend vooruit en stuur op de ‘leading’ indicators.

De wereld om ons heen verandert snel, reden te meer om zeer alert te zijn. Bij dit proces van sturen wens ik u maximale grip toe. Het is de moeite waard.

PKM & Vraag& Aanbod

Vraag&Aanbod en PKM gaan ondernemers in de maakindustrie inzicht geven, informeren en oplossingen aandragen over specifieke bedrijfsitems. Hierbij  worden praktisch tips gegeven om specifieke bedrijfsonderdelen beter in te vullen dan wel aan te passen.

Denk bijvoorbeeld aan de aspecten rondom kwaliteit, normering en veiligheid of duurzaamheid. Dat doen we samen met de specialisten van PKM waarbij ook praktijkervaringen worden weergegeven.