De Specialist: ‘Een goed inkoopproces’

Inkopen wordt vaak niet als spannend gezien. Of soms als winstbron: elke euro bespaard op inkoop komt direct bij de winst. Nu de materiaalprijzen zijn gestegen en materialen en componenten moeilijker te krijgen zijn, zou je denken dat aan inkoop meer prioriteit wordt gegeven. Echter, ook nu blijken de meeste bedrijven hier niet echt een visie te hebben. De leverancier op prijs afknijpen en bij elke vraag drie offertes opvragen, blijkt als inkoopproces door het leven te gaan. En natuurlijk klagen over gestegen prijzen, altijd een leuk onderwerp voor de borrel.

Nu zijn de prijzen ook gestegen en zijn componenten ook moeilijk of alleen met zeer lange levertijden te krijgen. Tot zover klopt het verhaal echt wel. Maar hoe ga je hiermee om? En ben je dan al niet veel te laat?

Het inkoopproces is meer dan alleen offertes opvragen bij 3 leveranciers. En het is afhankelijk van of je catalogusartikelen inkoopt of producten volgens eigen specificatie. Veel eenvoudige catalogusartikelen zijn via meerdere groothandels te verkrijgen en elk bedrijf kan zonder risico daarvan een voorraad aanhouden. Maar er zijn ook altijd materialen en componenten die grote invloed hebben op kwaliteit en levertijd van het eigen product. Hier wil je nooit tekort aan hebben, maar veel op voorraad kan vaak ook niet. Het inkoopproces bestaat daarom minimaal uit de volgende onderdelen: strategische inkoop, inkooporders en afroepen.

Inkooporders zijn catalogusartikelen die je inkoopt op order of op voorraad legt. Ook niet spannende zaken als sommige materialen koop je in op moment dat het nodig is. Dit is eigenlijk wat veel bedrijven onder ‘inkoop’ verstaan.

Bij strategische inkoop richt je je op de lange termijn en ga je al dan niet een innige samenwerking met leveranciers aan. Dit is volledig maatwerk. De start hiervan is een bepaling van welke materialen en componenten van strategisch belang zijn voor het bedrijf en de rest. Van de strategische inkoopdelen maak je een jaarschatting en inzicht in gemiddeld, minimaal en maximaal verbruik. Doel is potentiële leveranciers volledig en eerlijk te informeren bij de volgende stap.

Dan komt het zoeken van leveranciers die deze delen kunnen leveren. Hiermee ga je uitvoerige gesprekken aan. Immers het gaat niet over de prijs, maar over capaciteit van de leverancier, over mogelijke groei, over de communicatie onderling, over materiaalvrijgave en afroepschema’s en ten slotte de prijs-kwaliteitverhouding. Als eerste ga je eigenlijk zoeken naar leveranciers die op jouw wijze willen en kunnen werken. Het moet voor alle partijen goed passen.

Na een voorselectie kan je bijvoorbeeld proeforders geven of samen de beste productiewijze voor de inkoopdelen bespreken. Hier is alles gericht op elkaar leren kennen. Ook zelf zal je moeten kijken of jouw tekeningen volledig en eenduidig zijn voor externe partijen. Hier gaat enorm veel mis, praat maar eens met wat echte toeleveranciers. Het traject zal bijvoorbeeld kunnen lopen via raamcontracten met daarin afroepschema’s. Let op dat hierin ook een procedure voor prijswijziging en voor omgaan met afkeur in op is genomen. Immers het inkooptraject begint nu pas. Het is de bedoeling dat de bedrijven jaren gaan samenwerken.

Een traditionele fout van veel uitbesteders is dat men bij één of twee foute leveringen de samenwerking alweer stopt. Dat kan terecht zijn omdat de leverancier het toch niet voor elkaar krijgt. Maar als niet uitgezocht wordt wat de oorzaak en oplossing is, komt geen enkele samenwerking tot stand. Bij een onderzoek bij een grote uitbesteder bleek bijvoorbeeld dat ca 70 procent van de leverproblemen door de uitbesteder zelf veroorzaakt werden. Zaken als het niet doorgeven van gewijzigde levertijden of gewijzigde specificaties tot onduidelijke tekeningen e.d. zorgden ervoor dat de leverancier ondanks alle moeite toch niet goed kon leveren. Bij het zoeken naar een andere leverancier zullen dezelfde problemen opnieuw gaan optreden. Het loont dan om samen naar de oorzaak en de oplossing te gaan zoeken.

Overigens blijken ook veel leveranciers minder goed te zijn dan ze zelf denken. Men is, vooral in de metaalindustrie, sterk gefocust op het fabriceren van producten en niet op de zaken eromheen zoals planningen, service en meedenken. En als de leverancier een zwakke leiding heeft of een overbelaste werkvoorbereiding, zal deze nooit goed kunnen toeleveren, hoe goed het productieproces zelf ook is. Kijk bij bezoeken of audits dan ook meer naar de interne organisatie dan alleen naar het productieapparaat.

Het zal duidelijk zijn dat het inkopen veel meer is dan wat offertes opvragen of performance indices bijhouden. Ook zal het inkoopproces moeten zijn afgestemd op de strategische waarde van de inkoopdelen. Immers catalogusartikelen worden anders ingekocht dan ingewikkelde maatdelen of delen in grootserie. Inkoop is een bedrijfsproces dat net als de andere bedrijfs- en productieprocessen goed moet worden beheerst en uitgevoerd. En ja, je bent daarbij afhankelijk van anderen.