3 mrt. 2015
5 minuten
Organische natuurproducten van hoge kwaliteit met een goed en eerlijk verhaal. Dat zijn de ingrediënten van BsaB, de succesvolle onderneming van Ruud Metten en Ate Gerritsen. De verkoop van kaarsen en geurverspreiders verloopt voorspoedig en de jonge ondernemers willen niets liever dan uitbreiden. Dat gaat niet zonder de juiste business software. ‘We hebben Exact Online nodig om het bij te houden.’
De bijzondere, aangename geur valt direct op bij het binnengaan van de leukste zaak aan de chique winkelstraat Oudkerkhof in Utrecht. In het klassieke pand van BsaB draait alles om sfeer, van de producten tot en met de inrichting. ‘We willen dit jaar nog acht winkels openen,’ vertelt Metten. ‘Elke winkel heeft zijn eigen magazijn, wat ook geldt voor de groothandel en de webshop. Al met al een behoorlijk complexe bedrijfsvoering. We hebben Exact Online nodig om dat bij te houden. Het eenvoudige boekhoudpakket waarmee we startten, voldeed op dat moment prima. Maar BsaB breidt steeds meer uit. Daarom hebben we tegenwoordig een geavanceerder pakket nodig met goede en transparante ondersteuning in de bedrijfsvoering.’
Distributeur
Gerritsen maakte in Thailand tijdens een stage kennis met de Brusselse ondernemer Nicolas, die daar met zijn Thaise echtgenote startte met het maken van bamboekaarsen. Het initiatief was mede bedoeld om de lokale bevolking te helpen die te weinig geld verdiende met het verbouwen van bamboe. De kaarsenproductie werd een fulltime bezigheid en Nicolas ontwikkelde allerlei andere producten, zoals kaarsen van bijen- en sojawas en geuren uit etherische oliën. Gerritsen: ‘Aan het eind van mijn stage vroegen ze of ik hun producten wilde introduceren in Nederland. Ik legde mijn plan om distributeur te worden voor aan Ruud en hij was meteen enthousiast.’ Het tweetal begon met de winkel in Utrecht om te testen welke producten bij Nederlandse consumenten in de smaak vallen. Volgens Metten bleven van de aanvankelijk tachtig geuren er maar tien over. ‘Sommige geuren die in Azië populair zijn, vinden Nederlanders juist niet lekker.’ Dankzij de kennis die ze opdeden in de Utrechtse winkel doet hun groothandel het meer dan goed.
Uitbreiden
Metten en Gerritsen verzorgen inmiddels de verspreiding van BsaB-producten in heel Europa. De winkel is de testfase voorbij en er is een tweede filiaal geopend in Amsterdam. De leverancier profiteert mee van de populariteit van de producten. In Thailand wordt een fabriek gebouwd, waardoor de productie omhoog gaat. Hoe houden de twee jonge ondernemers de groei van hun onderneming onder controle? Mede vanwege de komst van de nieuwe Thaise fabriek breiden ze hun versie Exact Online Handel uit met de module Productie.‘Met Exact Online Productie kunnen we de administraties slim aan elkaar koppelen,’ vertelt Metten. ‘Overtypen hoeft niet meer. Wij zien straks precies welke voorraden er in de fabriek liggen en zij zien wat er bij ons ligt. We weten dus of ze een order aan kunnen en zij weten wat er aan zit te komen. Deze extra functionaliteit biedt Exact Online Productie, vandaar de uitbreiding met deze oplossing.’
Efficiënter werken
Binnenkort reist Metten af naar Thailand om te zien hoe ze daar met Exact Online aan de slag gaan, en helpt hij ze met het inzetten van de software. ‘Als alles in Thailand ook goed loopt, kan ik in Nederland inloggen en zien wat de status is van de productie in de workflow. Nu krijg ik bijvoorbeeld wel eens vlak voor het inschepen een e-mail met informatie over het aanleveren van producten. Als ik die informatie eerder tot mijn beschikking heb, kunnen we kosten besparen.’ Dankzij alle informatie die straks in Exact Online Productie voor handen is, zal het productieproces ook efficiënter verlopen. Tijdens zijn stage bemerkte Gerritsen dat er in Thailand nog veel wordt gecommuniceerd op papier. ‘Dat maakt het lastig om iemands taak over te nemen als hij een dag niet op het werk is.’ Metten verwacht dat hij ook efficiënter kan werken als straks alle informatie van de leverancier automatisch in zijn systeem terechtkomt. ‘Nu moet ik een enorme hoeveelheid informatie invoeren als ik een order verwerk in een spreadsheet.’ In de toekomst wil hij eveneens een koppeling maken met de magazijnen, om nog meer tijd te besparen.
Tijdbesparing
Over de mobiele toepassing van Exact Online, met alle bedrijfsinformatie steeds bij de hand, zijn de jonge ondernemers enthousiast. Metten: ‘Als ik bij een klant ben, kan ik op mijn telefoon zien of er nog een rekening openstaat en welke voorraden we nog hebben. Ook onze accountant gebruikt Exact en daarom kunnen we de loonadministratie automatisch in ons systeem verwerken. De informatie voor de jaarrekening haalt hij op zijn beurt eenvoudig bij ons vandaan. Dat scheelt allemaal tijd.’
Als binnenkort de wereldwijde versie van hun webshop klaar is, sluiten ze die ook aan bij de bedrijfssoftware. Metten verheugt zich erop, vergenoegd zegt hij: ‘Er kan zoveel met Exact Online – ik gebruik nu misschien pas dertig procent van de capaciteit – er valt nog een wereld te ontdekken.’
Duurzaam en prijsbewust
De naam BsaB (spreek uit: bie-sah-bie) is afgeleid van een Japanse uitdrukking die ‘de schoonheid van imperfectie’ betekent. De artikelen van BsaB worden met de hand geproduceerd en zijn weliswaar mooi, duurzaam en van hoge kwaliteit, maar nooit ‘gelikt’. De beste omschrijving van het totale assortiment is volgens Metten en Gerritsen Natural Scents. Alles wordt op een duurzame manier geproduceerd. ‘De fabriek ligt letterlijk in een meer en is volledig zelfvoorzienend; alle energie komt uit zonnepanelen en windturbines. Het gebruikte water wordt gerecycled en gaat schoon terug het meer in. Belangrijk, want het meer en de omgeving zorgen voor de voedselvoorziening van de medewerkers.’ Uniek aan het concept zijn de holle geurstokjes, gemaakt van een gedroogde Thaise grassoort. De stokjes zuigen de etherische olie op en verspreiden een aangename geur, zonder de luchtwegen te irriteren. Dit in tegenstelling tot gangbare producten waarbij alcohol zorgt voor de geurverspreiding.
Metten: ‘Je doet langer met onze producten, dus per saldo ben je goedkoper uit. Dit valt soms moeilijk uit te leggen aan prijsbewuste Nederlanders, maar als ze eenmaal een klein flesje hebben geprobeerd, zijn ze verslaafd.’
Per maand
Exact Online Handel is een online IT-oplossing waarmee voorraadbeheer, orderbeheer, CRM en boekhouding volledig geïntegreerd zijn. Het abonnement wordt per maand betaald. Een grote investering is dus niet nodig.
Ook je handelsbedrijf laten groeien?
Wil je meer weten over hoe je jouw handelsbedrijf kunt laten groeien door meer inzicht in je voorraadbeheer, orderbeheer, boekhouding en CRM te hebben? Lees het e-book ‘3 groeitips voor handelsbedrijven’ op www.exactonline.nl/ebook-handel