IBAN en SEPA komen er aan: einddatum voor de migratie komt in zicht

Iedereen gaat het International Bank Account Number (IBAN) gebruiken, uiterlijk per 1 februari 2014. Dat gebeurt nu al voor internationale betalingen, maar straks wordt IBAN ook gebruikt voor alle betalingen in eigen land. De invoering van IBAN is onderdeel van de komst van SEPA, een gezamenlijke Europese betaalmarkt. Straks betaalt iedereen op dezelfde manier met dezelfde betaalmiddelen – in de EU-landen, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en Monaco. Om te zorgen dat eurobetalingen straks overal op dezelfde manier plaatsvinden, zijn er Europese producten en standaarden ontworpen. Het langere rekeningnummer: voor binnen- en buitenlandse betalingen.

 

18 tekens

Het Nederlandse IBAN bestaat uit 18 tekens, die deels bestaan uit het huidige rekeningnummer. Overigens verschilt het aantal tekens per land: van 15 tekens tot maximaal 34 tekens. De overstap op dit langere nummer heeft heel wat voeten in de aarde. Zo moeten bedrijven in hun administratie de rekeningnummers van alle medewerkers, leveranciers, klanten, leden, donateurs en andere (financiële) relaties aanpassen. En het aantal systemen dat gebruik maakt van rekeningnummers kan binnen een organisatie fors oplopen. Ook moeten alle communicatiemiddelen worden aangepast, van het briefpapier tot en met de Facebookpagina. Overigens kunt u grotere hoeveelheden rekeningnummers in één keer laten omzetten via www.ibanbicservice. Dit is een tijdelijke service die banken bieden aan ondernemers.

 

Overschrijvingen en incasso’s

Ook de standaarden van de meeste betaalmiddelen veranderen in de komende maanden, zodat zij zowel voor binnenlandse als grensoverschrijdende eurobetalingen te gebruiken zijn. Naast de nieuwe standaarden zullen de oude standaarden tot 1 februari 2014 zijn te gebruiken. We zitten nu in een fase dat nieuwe en oude middelen beide bruikbaar zijn. Voor zowel  overschrijvingen als incasso’s veranderen de bestandsformaten voor het aanleveren naar ISO 20022 XML.

Met de nieuwe incasso is het mogelijk om een leverancier in binnen- of buitenland te machtigen om geld af te schrijven, of te incasseren. Er gelden andere aanlevertermijnen voor incassobatches bij de bank en ook zijn er richtlijnen over het vooraf informeren van debiteuren over het bedrag en het moment dat er wordt geïncasseerd (pre-notificatie). Tevens vragen de administratie en het machtigingenbeheer de nodige aanpassingen in de bedrijfsvoering. Machtigingen voor de standaard incasso blijven geldig, maar machtigingen voor zakelijke incasso’s, waarvoor geen terugboekrecht bestaat, moeten opnieuw worden afgegeven. Dit is omdat de storneringstermijn van 5 dagen nu, wordt teruggebracht tot 0 dagen. In het geval van particuliere incasso hoeft er geen nieuw incassocontract te worden afgesloten. In het geval van de zakelijke incasso zult u een nieuw incassocontract moeten afsluiten met de bank.

Met de nieuwe standaard voor overschrijvingen kan op uniforme wijze binnen Nederland en de overige SEPA-landen worden betaald. In plaats van het huidige rekeningnummer wordt hier gebruik gemaakt van IBAN. Een mededeling kan uit 140 tekens bestaan: dit is 44 tekens meer dan bij de huidige overschrijvingen. En het betalingskenmerk wordt uitgebreid van 16 naar 35 tekens en heet voortaan betalingsreferentie.

 

Nieuwe infrastructuur

 

Zonder dat het grote publiek het echt merkt, voltrekt zich met de overgang naar SEPA achter de schermen een enorme verandering in het betalingsverkeer; de grootste verandering sinds het bestaan van het betalingsverkeer. Een verandering die groter en complexer is dan de invoering van  de Euro.

Een compleet nieuwe infrastructuur van bedrijven naar banken, van banken naar processoren en compleet nieuwe producten, die veel aanpassingen vergen in de ICT en processen bij banken, softwarebedrijven en het totale bedrijfsleven. De consument ziet alleen het langere rekeningnummer, IBAN en niet de wereld erachter, waar letterlijk duizenden mensen deze verandering vorm geven. Een enorme verbouwing, terwijl de winkel door blijft draaien.

20.000 tot 60.000

Bernard Juffermans, is  programmamanager SEPA Nederland. Over de voortgang van de migratie naar SEPA geeft hij een schatting over het aantal bedrijven dat op 1 februari 2014 nog niet volledig gemigreerd is naar SEPA. ‘Het aantal dat ik noemde ligt tussen de 20.000 en 60.000 bedrijven. Dit klinkt als een groot aantal, maar er zijn in Nederland ongeveer 1,3 miljoen bedrijven, organisaties en zelfstandigen. Dan valt het aantal eigenlijk best mee. Het is dan ook geen showstopper voor de SEPA-migratie, maar het is wel vervelend voor de bedrijven die het betreft.’

 

Wat gebeurt er nu als het bedrijf op maandag 3 februari 2014 niet klaar is voor dat nieuwe XML formaat, en je wilt toch blijven deelnemen aan het betaalverkeer? ‘Het goede nieuws is dat iedereen die kan internetbankieren geld kan overmaken. Jouw bedrijf dus ook. Dus betalen zal geen problemen opleveren. Maar geld ontvangen is toch voor de meeste bedrijven het belangrijkste. En er zijn ongeveer 150.000 bedrijven in Nederland die via incasso’s geld ontvangen. Als deze bedrijven niet tijdig over zijn op het nieuwe XML formaat, dan zullen zij op een andere manier geld moeten innen.

Deze andere manier is bijvoorbeeld het versturen van een factuur. Waardoor de tegenpartij een overschrijving doet. Er kan ook gekozen worden om er voor te zorgen dat er eind januari nog een incasso wordt verstuurd in het huidige formaat, zodat er een extra maand gewonnen wordt om te migreren. Of er voor te kiezen juist later te incasseren. Vooral dit laatste is mogelijk voor bedrijven die 1 keer per kwartaal, per half jaar of per jaar incasseren.

Een andere – wat kostbaardere- optie is een conversiedienst gebruiken. In Nederland zijn er ongeveer twintig bedrijven die dit soort diensten aanbieden. Er zijn diensten voor grootbedrijven, maar ook diensten speciaal voor de (kleine) mkb’er.

Aanmelden via redactie@vraagenaanbod.nl