In tijden van nood deel je kennis en kunde

Een docente verwoordde het ooit als volgt: ‘Gék word je van die gasten. Ze gaan met alles aan de slag en máken er wat van.’ Ze had het over twee militairen die in haar cursusgroep zaten en er niet over piekerden om opdrachten op een standaard manier af te ronden. Bij alles werd gekeken of het niet efficiënter kon, of beter of creatiever.

Onvoorspelbaarheid

Niet zo vreemd dat juist deze beroepsgroep vraagstukken van alle kanten bekijkt alvorens te kiezen voor een oplossing. Militairen moeten immers als geen ander kunnen omgaan met onbekende, onzekere en onvoorspelbare situaties. Snel informatie verzamelen, analyseren en een inschatting kunnen maken en de beste beslissing nemen.

Damen: ‘Kijk je naar logistiek dan lijkt dit in eerste instantie minder aan de orde en kun je veelal handelen op routine en ervaring. Je weet met hoeveel mensen je werkt, wat hun taak is, wat hiervoor nodig is en op basis daarvan maak je een inschatting. Maar plannen in onzekerheid – bijvoorbeeld tijdens een uitzending – is lastiger en ook dát leren militairen. Deze kennis en ervaring is goed te gebruiken voor bedrijven die door de coronacrisis ook in onzekere tijden terecht zijn gekomen. Door het virus zijn ze opeens niet meer zeker van hun toeleveranciers, hebben geen idee hoe de afzet zich gaat ontwikkelen en de normaal gebruikte logaritmes en softwaremodellen zijn plotseling praktisch waardeloos geworden.’

Top vijf

Binnen zijn eigen adviesbureau zette hij daarom afgelopen weken op een rijtje wat de jaren ervaring bij Defensie hem hebben geleerd en vertaalde deze kennis naar handvatten voor het bedrijfsleven.

Paniek is een slechte raadgever voor het opstellen van een goed plan. Zorg daarom voor rust. Damen: ‘Deze crisis gaat nog even duren dus je kunt deze maanden niet iedere dag op je tenen lopen. Zorg dat je gezond blijft door gezond te eten, voldoende te slapen maar ook door voldoende ontspanning te creëren. Niet alleen bij jezelf maar ook bij je werknemers. Houd je mensen in de gaten, zowel op fysiek en geestelijk vlak en stel het ‘buddy principe’ in. Dan blijven je mensen duurzaam inzetbaar.’

De chaos die Covid-19 veroorzaakt, maakt het lastig om te plannen. Daarom raadt Damen aan om de planning te scheiden van de uitvoering. Het planningsteam kijkt vooruit zonder zich zorgen te hoeven maken over vandaag; het uitvoerende team is vooral bezig met reageren en vandaag zonder daarbij de grote lijnen in de gaten te houden.

Ken de vraag

Om te weten wat je nu eigenlijk precies moet doen is het nodig om je probleem in eerste instantie goed te definiëren. Nu leiden complexe tijden tot complexe problemen die zelden een enkelvoudige oorzaak hebben en dus lastig zijn op te lossen. Toch is het belangrijk deze gezamenlijke vraagstelling op te stellen zodat teams een gezamenlijk bruikbare interpretatie vinden.

Data zijn ‘goud’ waard

We zijn vanuit industrie 4.0 inmiddels gewend dat ‘data’ het nieuwe goud zijn. Dat geldt niet alleen in het kader van voorspellend onderhoud of optimalisatie, maar nu ook in tijden van crisis. ‘Kijk naar de militairen die op uitzending gaan naar een vreemd land waar chaos heerst en waarover weinig informatie beschikbaar is. Het eerste wat zij doen is informatie verzamelen. Over de omgeving, de mensen, het geloof, infrastructuur, politiek enzovoorts. Dezelfde factoren kun je ook gebruiken om voor je bedrijf de kansen en bedreigingen te definiëren. Wacht daarbij trouwens niet tot je alle informatie hebt om het plaatje compleet te krijgen. Dat tijdstip komt niet. Je zult ergens aannames moeten doen en beginnen.’

Best en worst case

Om situaties inzichtelijk te maken kan het helpen om scenario’s te ontwikkelen. Stel daarbij het meest logische scenario op maar ook enkele extremere varianten en bedenk wat in die gevallen de juiste reactie zou zijn. Nadenken en voorbereiden kan later helpen om de situatie te herkennen en hierop vervolgens snel en slagvaardig in te spelen.

Damen: ‘Hoe lastig het ook is: kies op een gegeven moment een aanpak, begin daarmee maar monitor deze ook voortdurend. Dit biedt de mogelijkheid om bij te sturen en te veranderen wat zéker nodig zal zijn in tijden van crisis. Het is daarbij overigens goed om een onderscheid te maken tussen korte, middellange en lange termijn. Zo helpt bijvoorbeeld de middellange planning bij het inrichten van je korte termijn planning en geeft medewerkers een behapbare focus.’

Tot slot is er in tijden van crisis geen tijd voor zelfsturende teams en consensusbesluitvorming. Een heldere hiërarchische structuur helpt mensen bij het houden van hun focus. Anderzijds: houd het ook flexibel, zorg voor een open communicatie en giet je doelstellingen niet in beton. De tijd is onzeker en de ruimte maken om flexibel doelstellingen aan te passen helpt om de eindstreep zo gezond mogelijk te bereiken. Damen: ‘Ook deze crisis gaat ooit over. Dus ja: focus op nu, maar houd je zeker ook alvast bezig met nazorg voor straks. Regeren is vooruitzien.’

Bedrijven met hulpvragen kunnen ontact opnemen via mailto:info@insparcom.nl of kijken op: https://insparcom.nl/corona-crisismanagement-tips/