Internationaal ondernemen? 8 zaken om rekening mee te houden

Groeien als bedrijf kan op veel manieren. Denk aan het ontwikkelen van een nieuw product, of het huidige product nog beter aan de man brengen. Een bestaand product op een nieuwe markt introduceren kan echter ook kansen bieden, hieronder valt ook het ondernemen in andere landen dan Nederland.

Ondernemen.nl, een initiatief van VNO-NCW en MKB-Nederland sprak met Esther Fortman, Specialist Trade Finance Services bij ING, en noteerde haar acht inzichten op het gebied van internationaal ondernemen.

1. Specifieke uitdagingen bij zakendoen buiten Europa

Volgens Fortman komt het vaak voor dat ondernemers de uitdagingen van grote afstanden onderschatten. ‘Logistiek wordt veel complexer wanneer je buiten Europa opereert. Het kiezen van het juiste transportmiddel, zoals luchtvracht of zeetransport, heeft grote gevolgen voor zowel kosten als levertijden’, zegt ze. ‘Als je bijvoorbeeld naar India exporteert, is het belangrijk om na te denken over welk transportmiddel je kiest en hoe snel je goederen kunnen worden geleverd. Bij contractonderhandelingen moet je rekening houden met de grotere afstand en de verschillende wetgevingen, die complexer kunnen zijn.’

Daarnaast benadrukt Fortman het belang van culturele kennis: ‘Nederlanders denken vaak dat de directe, snelle communicatiestijl die we gewend zijn in Nederland ook werkt in andere landen, maar dat is meestal niet het geval.’ Ze adviseert ondernemers om zich goed in te lezen in de lokale cultuur, bijvoorbeeld via de website van de RVO, die veel informatie biedt over culturele verschillen en zakelijke gebruiken in verschillende landen.

2. Valutarisico beheersen

Valutarisico is een belangrijke factor bij internationaal zakendoen, vooral als je handeldrijft met landen buiten Europa. ‘Veel landen buiten Europa betalen niet in euro’s, waardoor je te maken kunt krijgen met koersschommelingen’, zegt Fortman. Ze legt uit dat dit invloed kan hebben op je winstgevendheid, en adviseert ondernemers om zichzelf in te dekken tegen deze schommelingen door middel van financiële instrumenten zoals valutatermijncontracten en opties.

‘Bij een valutatermijncontract wordt een vaste koers afgesproken op een bepaalde, vaste datum in de toekomst, wat zekerheid biedt, maar vaak gepaard gaat met een meerprijs in de vorm van ‘pips’ (‘percentage in points’, oftewel het vierde getal achter de komma). Opties bieden meer flexibiliteit, maar daarvoor betaal je een premie. Het is belangrijk om te weten hoe volatiel de valuta’s zijn waarin je handelt, en een strategie te kiezen die past bij jouw bedrijfsmodel.’

3. Rekening houden met douanekwesties

Douaneformaliteiten kunnen leiden tot vertragingen en extra kosten, wat de supply chain in gevaar kan brengen. Fortman: ‘Invoerrechten, douaneprocedures en het aangeven van de herkomst van producten kunnen variëren per land en per type product. Wees goed voorbereid en verzamel de juiste documentatie. Op de RVO-website kun je handige checklists vinden voor de benodigde documenten, en ook de site van Douanedocument.nl biedt nuttige informatie.’

Fortman benadrukt ook dat douanehandelingen de levering van je producten mogelijk kunnen vertragen, wat invloed heeft op je klanttevredenheid en de kosten. ‘Het is belangrijk om samen te werken met betrouwbare transporteurs die op de hoogte zijn van de lokale douane-eisen en je kunnen helpen om alles soepel te laten verlopen.’

4. Het belang van handelsmissies

Het deelnemen aan handelsmissies biedt waardevolle kansen om lokale contacten te leggen en markten te verkennen. ‘Handelsmissies worden georganiseerd door het ministerie van Buitenlandse Zaken, en zijn ideaal voor ondernemers die op zoek zijn naar warme introducties in buitenlandse markten’, zegt Fortman. ‘Dit soort missies biedt een kans om direct met de juiste mensen in contact te komen, inclusief de lokale overheid en belangrijke zakelijke partners.’

Fortman moedigt ondernemers aan om deel te nemen aan handelsmissies, omdat deze een uitstekende gelegenheid bieden om waardevolle zakelijke relaties op te bouwen. ‘De kosten van een handelsmissie zijn vaak relatief laag, terwijl ze een unieke kans bieden om ter plekke zaken te doen. Bovendien vindt jaarlijks eind oktober het Nationaal Export Event plaats, waarbij ambassadeurs van ambassades uit de hele wereld naar Nederland komen en ondernemers kunnen deelnemen aan speeddatesessies.’

5. Klantenservice aanpassen aan lokale verwachtingen

Internationale klantenservice vereist een zorgvuldige afstemming op de verwachtingen van klanten in verschillende landen. Fortman: ‘Het is belangrijk om te begrijpen hoe klanten in verschillende markten communiceren en welke middelen zij verkiezen. In sommige landen worden klanten liever telefonisch geholpen, terwijl in andere markten chatservice de voorkeur heeft. Daarnaast moet je rekening houden met tijdzones, en misschien zelfs native speakers in je team opnemen om de communicatie te verbeteren.’

Ze waarschuwt ook dat beleefdheidsvormen en klantcommunicatie vaak belangrijker zijn dan ondernemers denken. ‘Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in sommige culturen is het belangrijk om formeel te blijven en de klant niet te snel te tutoyeren. Ook is het belangrijk om duidelijke voorwaarden te hebben voor retourneren of omruilen, zodat misverstanden worden voorkomen.’

6. Betalingsmoraal van factuurafhandeling

De betalingsmoraal verschilt sterk tussen landen, wat invloed kan hebben op je cashflow. ‘In sommige landen wordt betaling binnen dertig dagen verwacht, in andere pas na zestig dagen’, vertelt Fortman. ‘Dit is belangrijk om dit in gedachten te houden tijdens contractonderhandelingen, zodat je je cashflow goed kunt plannen.’

In sommige gevallen is het verstandig om betalingsproducten zoals een letter of credit te gebruiken om betalingsrisico’s te minimaliseren. Fortman: ‘Een letter of credit garandeert de betaling zolang de juiste documenten worden ingediend. Dit geeft ondernemers zekerheid dat ze betaald krijgen.’

7. Wanneer is iets van jou?

Het moment waarop iets van jou wordt, hangt sterk af van de afspraken die je maakt in het contract, met name door het gebruik van Incoterms (International Commercial Terms). Fortman: ‘Deze Incoterms vormen een standaard voor de rechten en plichten van kopers en verkopers bij internationale goederenstromen. Er zijn elf Incoterms, elk weergegeven door drie letters, die precies aangeven wie verantwoordelijk is voor de goederen, op welk moment het eigendom overgaat en wanneer de goederen verzekerd zijn. Fortman adviseert daarom altijd zorgvuldig te kijken welke Incoterm past bij jouw situatie en deze afspraken vast te leggen in het contract.’

Kijk voor meer informatie over Incoterms en hoe deze werken op de website van EvoFenedex, een organisatie die uitgebreid advies en duidelijke schema’s biedt om transport- en logistieke afspraken goed te begrijpen en toe te passen.

8. Zelf verkopen of via een tussenpersoon?

Bij het betreden van een nieuwe markt, kunnen ondernemers kiezen voor directe verkoop of voor samenwerking met een lokale tussenpersoon of distributeur. ‘De keuze hiervoor hangt sterk af van de marktomstandigheden en de culturele voorkeuren van de regio, dus daar moet je inzicht in krijgen‘, zegt Fortman. ‘In sommige landen is het voor buitenlandse bedrijven moeilijk om zonder lokale tussenpersoon te opereren. Deze tussenpersonen hebben vaak de lokale kennis en het netwerk dat je nodig hebt. En ze spreken de taal, niet geheel onbelangrijk.’

Selecteer zorgvuldig betrouwbare partners en maak duidelijke contracten om misverstanden te voorkomen. ‘In sommige gevallen kan het handig zijn om met een lokale partner samen te werken, maar je moet ook goed weten met wie je zakendoet en afspraken goed vastleggen’, benadrukt Fortman.

Tot slot

Zorg ervoor dat je niet afhankelijk bent van één specifiek land of één klant. ‘Diversifieer je risico door meerdere markten en klanten aan te boren’, adviseert Fortman. ‘Wanneer een politicus zoals Trump besluit de handel met Europa te beperken, dan heb je een back-up als je je activiteiten hebt verspreid over meerdere landen en niet uitsluitend in de VS actief bent. Spreiding van risico’s draagt bij aan een stabiele bedrijfsvoering, ongeacht politieke of economische veranderingen.’