Meten is weten, ook voor productiebedrijven

Om bij te kunnen sturen, is het belangrijk om continu op de hoogte zijn van de gezondheid van een bedrijf. Hiervoor kan een organisatie gebruik maken van real-time Key Performance Indicatoren (KPI’s), oftewel: meetbare doelen. De uitdaging voor veel productiebedrijven is echter om eerst uit te vinden wát ze moeten meten en dan pas doelen te stellen waartegen de resultaten worden afgezet; het zogenaamde benchmarken.

Wat te meten?
Goede KPI’s zijn niet standaard: het zijn unieke doelen die worden toegespitst op een specifiek bedrijf. Wel kunnen de meeste ondernemers in het mkb uitgaan van sectorspecifieke indicatoren. Door wekelijks of in elk geval maandelijks deze indicatoren te meten, weten managers al snel hoe het bedrijf ervoor staat. Na een goede meting ontstaat er een duidelijk beeld van de belangrijkste succesfactoren: klanten, productiviteit, leveranciers en financiën. Voor elk van deze factoren is een aantal KPI’s vast te stellen waarvan de resultaten kunnen worden vergeleken met het gemiddelde resultaat in de sector. Om bijvoorbeeld inzicht te krijgen in de staat van de klantenportefeuille, kan worden gekeken naar uitstaande offertes, goedgekeurde offertes, orderstatus in weken of euro’s, nieuw geplaatste orders per week/maand, doorlooptijden etc.

De productiviteit is voor productiebedrijven een belangrijke succesfactor en daarom is het essentieel om te kijken naar de productiviteit per afdeling of locatie en de efficiëntie per afdeling of locatie. Een andere interessante KPI is de productietijd van orders (van eerste activiteit tot verzending) en de administratieve doorlooptijd (van orderdatum tot verzenddatum), die inzicht geven in de ruimte om nieuwe orders aan te nemen. Ook kan het slim zijn om te weten welke afdelingen onder- of overbezet zijn, wat gemiddelde reparatietijden zijn en hoe de directe uren zich verhouden tot de indirecte uren.

Op eenzelfde manier kan worden gekeken naar leveranciers. Zo is het goed om bij te houden of op tijd wordt gepresteerd/geleverd, wat de gemiddelde lead-time is, hoe het staat met de acceptatiegraad van leveranciers, de waarde van voorraad en uitstaande orders.

Financiële indicatoren geven inzicht in openstaande facturen, gemiddelde betaaltermijn (van zowel klanten als leveranciers) en het huidige kassaldo.

Hoe te meten?
Zelfs voor de kleinste ondernemingen zijn al snel een flink aantal KPI’s belangrijk om goed inzicht te krijgen. Zonder enige vorm van automatisering en een systeem om real-time de voortgang bij te houden, wordt het handmatig verzamelen en interpreteren van de juiste gegevens een tijdrovende klus. Dat kan dus een belangrijke reden zijn om over te stappen naar een geautomatiseerd systeem en het te integreren met de rest van een productie-eenheid. Zo is op elk moment een compleet overzicht beschikbaar van de actuele situatie in het bedrijf.

Beloon medewerkers
Het werken met KPI’s is een eerste stap naar een gezonde en continu verbeterende organisatie. Iedereen in een bedrijf zou op de hoogte moeten zijn van de scores van het bedrijf om zo ook gezamenlijk te werken aan concrete doelen. Door deze doelen zichtbaar te maken op de werkvloer is voor iedereen duidelijk hoe de organisatie scoort. Grafieken of tabellen horen voor alle werknemers begrijpelijk te zijn, zodat iedereen weet wat hij of zij kan doen om de gewenste doelen te halen.

Als duidelijk is dat de doelen worden gehaald of overtroffen door toedoen van een medewerker of een team, hoort hier vanzelfsprekend een extra beloning bij. Dat kan in geld of vrije tijd, maar bijvoorbeeld ook in de vorm van een cadeaubon of teamuitje. Een dergelijk beloningssysteem is niet alleen een extra impuls voor de werkvloer, maar werkt ook door op directieniveau. Zo wordt de hele organisatie nauwer betrokken bij het wel en wee en dus ook succes van de organisatie.

Conclusie
De huidige economische situatie vereist een nieuwe denkwijze van ondernemers en directies. Bedrijven kunnen niet langer succesvol zijn op basis van krabbels op een bierviltje of onderbuikgevoel. De belangen zijn simpelweg te groot en ingrijpend. Door alle onderdelen van het productieproces te koppelen via een geautomatiseerd systeem, is het mogelijk om altijd en overal inzicht te hebben in de situatie van het bedrijf. Dit inzicht én een positief beloningsbeleid stimuleren medewerkers om de KPI’s positief te beïnvloeden. Zo wordt het zelfs in deze economisch uitdagende tijd mogelijk om een bedrijf naar een hoger plan te tillen.