Samen ga je sneller

‘Meer en beter samenwerken’ klinkt misschien als een klein dingetje, maar dat is het niet. Want juist door sneller en makkelijker samenwerken worden bedrijven efficiënter en kunnen ze hun service naar een hoger niveau tillen. De cloud biedt de omgeving waarin dat mogelijk is.
Daarvoor is wel een flinke doorontwikkeling van cloud-oplossingen nodig. Want hoewel we daarmee al een tijdje bezig zijn, kan het nog veel beter – ook het gebruik in de praktijk. Een voorbeeld: slechts 25 procent van de Exact Online klanten maakt gebruik van de bankkoppeling. Dat betekent dat 75 procent handmatige handelingen zit uit te voeren die vaak echt onnodig zijn.

Even aanpassen
Mensen moeten er dus nog een beetje aan wennen dat er verder gedigitaliseerd en geautomatiseerd kan worden. Maar ze komen er snel achter dat je met dit soort dingen je bedrijf efficiënter maakt. Denk maar aan samenwerken met je accountant: dat gaat veel sneller wanneer je bonnetjes in scant en hem of haar niet elke drie maanden opzadelt met schoenendoos met facturen. Of de btw gewoon online regelt.

Papieren rompslomp
Dat geldt ook voor de samenwerking tussen bedrijven. Een voorbeeld: veel consultancybedrijven verlangen van hun medewerkers dat ze werkzaamheden laten aftekenen door de klant. Dit gebeurt veelal op papieren urenbriefjes. Maar een dergelijke werkwijze werkt vertragend en zorgt voor rompslomp voor alle betrokkenen. Daarbij worden facturen te laat verstuurd omdat nog niet alle urenbriefjes zijn ontvangen en verwerkt.

Tijdig
We kijken continu hoe we dergelijke administratieve processen slimmer en efficiënter kunnen laten verlopen. Daarom introduceren we dit jaar de mogelijkheid om binnen Exact Online een elektronisch ‘urenbriefje’ te versturen. De klant krijgt een e-mail en met één druk op deknop kan hij de gemaakte uren accorderen. De administratie ziet dan direct wat de status is en kan de factuur tijdig -en correct- versturen.

Melding
Met dat soort dingen win je niet alleen tijd, maar voorkom je ook fouten. Want je haalt een foutgevoelige link uit het proces: handmatige invoering. Dat doen wij zelf nu al met facturen. Die sturen we direct naar de administratie van onze klanten. Zij krijgen daar een melding van en nadat die is goedgekeurd, staat de factuur in de administratie.

Revolutie
Exact Online klanten kunnen elkaar ook al onderling facturen sturen. Maar factureren en factuuradministratie moeten nog beter kunnen, vinden wij. Daarom werken we, samen met de overheid en andere grote partijen mee aan ‘simpler invoicing’. Binnen dat initiatief wordt een standaard, open formaat facturen ontwikkeld. Zoiets kan een echte revolutie op dit gebeid betekenen: het maakt zoveel dingen oneindig veel simpeler, handiger.

Delen
Het delen van platformen en het openstellen van technologieën wordt sowieso meer de standaard. Dat doen we ook met Exact Online, door het technisch zo open te stellen dat oplossingen van partners er aan gekoppeld kunnen worden. Zo maak je het voor iedereen makelijker om precies de programma’s te gebruiken die ze willen. Dus als een Exact Online klant liever een andere CRM-oplossing gebruikt dan die van ons, kan dat gewoon.

Samenwerken
De apps van die partners staan allemaal in ons app center. Begin dit jaar waren er nog geen twintig partners, nu zijn het er al meer dan dertig. Natuurlijk doen we wel een technische check om te zien of de integratie goed werkt, maar verder zijn er weinig beperkingen. We willen dat iedereen kan werken met de oplossing die het beste bij hem of haar past. ‘Dare to share’ is het devies. Daar heeft iedereen wat aan.