Vanaf september events op afstand

‘Door het coronavirus hebben wij al meer dan 30 events noodgedwongen moeten verplaatsen of annuleren. De gevolgen zijn enorm. Niet alleen voor ons, maar ook voor onze exposanten, bezoekers, partners en leveranciers. Wij verwachten dat de anderhalvemetersamenleving voorlopig de norm blijft en daarom gaan wij aan de slag om onze events op die manier in te richten’, verklaart Jeroen van Hooff, CEO van Easyfairs Nederland.

Protocol

Easyfairs Nederland organiseert jaarlijks meer dan zestig events, waarvan het merendeel op haar eigen locaties in Evenementenhal Gorinchem en Evenementenhal Hardenberg. Ook vinden events van Easyfairs Nederland plaats in onder andere RAI Amsterdam, Jaarbeurs Utrecht, Brabanthallen in Den Bosch en Ahoy Rotterdam. Daarmee is Easyfairs Nederland de grootste beursorganisator van Nederland. ‘Het zijn moeilijke tijden en dan druk ik me nog erg zacht uit’, legt Van Hooff verder uit. ‘Maar het ligt niet in onze aard om bij de pakken neer te zitten, we willen door. Daarom zijn wij bezig met een protocol om onze events conform de anderhalvemetersamenleving in te richten. Bovendien zijn wij sterk in de organisatie van nationale en regionale beurzen en lopen daarbij niet tegen de knelpunten aan van internationale beurzen.’

Grote gevolgen

De wilskracht en het aanpassingsvermogen vloeit voort uit de directe gevolgen van het coronavirus. ‘Op dit moment leven we noodgedwongen op afstand van elkaar. Maar we realiseren ons dat er na deze moeilijke periode een tijd komt dat we niets liever willen dan elkaar face-to-face ontmoeten. We gaan er daarbij vanuit dat de anderhalvemetersamenleving voorlopig de norm blijft. Dit heeft grote gevolgen voor de wijze waarop we beurzen en events vormgeven. Het uitgangspunt is dat alle evenementen veilig zijn, en dat iedereen zich veilig voelt. Daarom zijn wij bezig met het opstellen van verschillende protocollen. Denk bijvoorbeeld aan het invoeren van zogeheten ‘time slots’. Dat zou betekenen dat bezoekers zich gaan registeren voor een bepaald time slot, waarbij we de openingstijden eventueel gaan verruimen indien dit noodzakelijk en mogelijk is. Het voordeel van werken in time slots is dat iedereen de tijd en ruimte krijgt om op een veilige manier met elkaar in gesprek te gaan.’

Meer ruimte

Verder bekijkt Easyfairs de mogelijkheden tot een verruiming van de gehele beursindeling, zoals bredere gangpaden, meer ruimte creëren op plekken waar voorheen drukkere bezoekersstromen waren en aangepaste inrichting van de kennistheaters. Van Hooff: ‘Dat zijn punten waar we ons in de komende tijd over gaan buigen. Daarnaast maken we al gebruik van onze smartbadge technologie. Met deze badge kan de bezoeker de informatie op de stands van exposanten scannen. Na afloop van het beursbezoek ontvangt de bezoeker een e-mail met daarin een overzicht van alle exposanten die hij of zijn gescand heeft. Hierdoor verdwijnen de fysieke visitekaartjes, folders en dergelijken. Wel zo milieuvriendelijk en ook nog eens volledig coronaproof. Kortom; we zijn nu iedere dag bezig om ervoor te zorgen dat dadelijk onze events zo veilig mogelijk zijn. Easyfairs offers the safest place to meet.’

Het economisch belang van beurzen en events is volgens Van Hooff zeer gr
oot. ‘Er zijn industrieën die tot veertig procent van hun jaarlijkse omzet realiseren op beurzen. Ook voor andere dienstverleners is een beurs onmisbaar, denk aan de standbouwers. Daarnaast profiteert de lokale en regionale economie mee op het moment dat een beurs plaatsvindt, zoals hotels, taxidiensten en restaurants. Daarom hopen we dat de sector straks weer op verantwoorde wijze open kan gaan.’